SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

" Siklus Pengeluaran "

Nama             :           Dea Itsna Mufliha

NPM              :           12320001

Fakultas         :           Ekonomi

Kelas              :           Akuntansi S-1 Sore

Universitas Tama Jagakarsa

JL. T.B. SIMATUPANG NO. 152

TANJUNG BARAT, JAKARTA SELATAN

2014

KATA PENGANTAR

            Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya kepada penulis sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “ Siklus Pengeluaran”. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi.

     Penulis menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini tidak terlepas dari bantan semua pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada Bapak Sakeus Tarigan, S.E, M.M  selaku dosen yang telah membimbing dalam mata kuliah ini serta masukan-masukan yang bermanfaat dari teman-teman.

Tak ada gading yang tak retak, begitulah kata pepatah. Penulis juga menyadari bahwa terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan dari pembaca agar penulis dapat memperbaiki dikemudian. Semoga makalah ini dapat memberi manfaat yang berkelanjutan bagi pembaca ataupun penulis.

Terima kasih.

                                                                                    Jakarta, 12 Desember 2014

                                                                                                                

                                                                                                                Penulis

                                                              

                                           

BAB I

Pendahuluan

1.1.      Latarbelakang

Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran suatu perusahaan yang mengarahkan kegiatan sehari-hari suatu perusahaan serta membantu dalam mengambil suatu keputusan. Kerangka kerja yang tersktruktur yang lebih dikenal sebagai Sistem Informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai, sehingga dalam hal ini sistem informasi sudah seharusnya mendapat perhatian yang diperlukan agar perusahaan dapat tetap berjalan secara efisien dan efektif. Sistem informasi akan cenderung makin meluas dan kompleks jika perusahaan bertumbuh semakin besar. Dengan adanya sarana ini, maka pimpinan dalam perusahaan dapat memadukan segala kegiatan usahanya, dan mengelola perusahaannya seefektif mungkin.

Dalam melakukan kegiatan sehari–hari, perusahaan memerlukan berbagai aktiva atau perangkat, barang atau supplies dan jasa yang berasal dari pihak atau perusahaan lain. Untuk memperoleh barang atau jasa dari pihak lain, perusahaan perlu memiliki siklus pengeluaran. Di dalam siklus pengeluaran ini terdapat berbagai keputusan penting yang diambil oleh manajemen, misalnya adalah banyaknya unit barang yang harus dibeli, pemilihan pemasok yang baik, penentuan waktu pembayaran agar perusahaan mendapat potongan penjualan yang menguntungkan, dan penentuan waktu pembelian. Apabila manajemen salah dalam membuat keputusan –keputusan tersebut, perusahaan akan mudah mengalami kerugian karena siklus pengeluaran merupakan siklus yang mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan uang kas kepada pihak lain.

Siklus pengeluaran juga digunakan oleh perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan para pemasok, karena harga murah saja dan kualitas bagus saja tidak menjadi jaminan lancarnya kegiatan perusahaan, tetapi diperlukan juga hubungan baik dengan para pemasok. Dengan adanya hubungan baik, perusahaan dapat membeli barang dengan lebih percaya pada kuliatas dan lebih yakin dengan kecukupan barang yang dibutuhkan perusahaan. Tanpa hubungan baik, bisa jadi perusahaan mendapat harga murah dan barangnya relatif baik, tapi mungkin tidak dapat dijamin kapan barang tersebut ada persediaannya.

Demikian juga dengan pembelian barang atau supplies,  perusahaan harus memperhitungkan ketersediaan barang di pemasok, harga beli dan biaya pembelian yang paling ekonomis serta waktu penyimpanan yang tidak terlalu lama sehingga barang tidak rusak. Hal ini juga harus ditangani dengan baik oleh siklus pengeluaran. Pada bab ini juga, kita mempelajari tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran ; memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengembilan keputusan, serta menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi.

1.2  Rumusan Masalah

Bagaimana penjelasan Siklus Pengeluaran dalam proses SIA ?

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian ini dibatasi dengan ketentuan sebagai berikut :

1.      Lingkup siklus pengeluaran di Garnis Silver andPlated meliputi, penerimaan pesanan pelanggan, pemesanan barang, penerimaan barang pesanan, serta retur pembelian barang pesanan.

2.      Kriteria sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran yang tepat yaitu informasi harus akurat, relevan, dan tepat waktu. Hal ini dicerminkan oleh desain produk yang jelas, produk yang dikerjakan pihak luar sesuai dengan desain yang dimaksud, jumlah produk yang dikerjakan pihak luar sesuai dengan jumlah pesanan, waktu pengerjaan barang pesanan.

1.4 Manfaat  dan Tujuan

Untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang, pemimpin perusahaan dalam hal ini juga pemilik perusahaan merasakan masih adanya kekurangan-kekurangan terhadap struktur pengawasan intern yang berkaitan dengan siklus pengawasan baik yang menyangkut pendapatan maupun pengeluaran, sehingga informasi mengenai adanya kebocoran-kebocoran diketahui setelah berjalan sekian lama atau dengan kata lain informasi tentang kebocoran-kebocoran dalam perusahaan terlambat diketahui.

 Pembuatan makalah ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana siklus pengeluaran dalam sebuah perusahaan. Siklus pengeluaran ini sendiri berfungsi untuk mengonversi kas perusahaan ke materi fisik dari sumber daya manusia yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Kebanyakan entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan ini memisahkan proses perolehan kedalam dua tahap:

1. Tahap fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan
2. Tahap financial, melibatkan pengeluaran kas.

Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang terpisah dan yang diproses melalui subsistem yang terpisah. Tujuan audit penggajian dan kepegawaian yaitu untuk mengevaluasi saldo akun yang mempengruhi siklus itu. Akun yang terkait dengan siklus ini adalah sebagai berikut:

1. Kas di Bank
2. Gaji, Upah, Bonus dan Komisi yang masih harus dibayar
3. Pemotongan pajak penghasilan dan potongan lainnya
4. Beban gaji nyang masih harus dibayar
5. Biaya tenaga kerja langsung
6. Biaya pajak daftar gaji

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Siklus Pengeluaran

(Menurut Marshall B Roomney):

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

2.2  Fungsi dan Tujuan

Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:

ü  Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis

ü  Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan

ü  Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi

  

 Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

 1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

 2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

 3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran

 4. Menyiapkan pengeluaran kas

 5. Mengelola utang usaha

 6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

 7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar

3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha

7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi

8. Menyiapkan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

2.3 Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :

                                                 1.   Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.

                                                 2.   Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

                                                 3.   Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

                                                 4.   Aktivitas persetujuan faktur dari supplier

                                                 5.   Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

2.3.1        Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa

Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengna menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisitiondiserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.

2.3.2        Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

2.3.3        Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Reportuntuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

2.3.4        Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report denganPurchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Packageuntuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

2.3.5        Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan

2.4        Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran

   Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas :

                         1.            Sistem Pembelian

                         2.            Sistem Pengeluaran Kas

                         3.            Sistem Pembayaran Gaji

                         4.            Sistem Aktiva Tetap

2.4.1 Sistem Pembelian

Diagram arus data menurut james Hall tersebut merupakan gambaran umum berbagai aktivitas terkait yang membentuk sistem pemrosesan pembelian yang mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:

1.  Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.

2.  Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih memasok dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.

3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.

4.  Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaiki catatan persediaan.

5.  Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsilliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban membayar di masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.

6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali persediaan.

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

1.  Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer

2.  Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

3.  Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

4.  Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

5.  Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :

1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2. Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3. Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5. Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

2.4.1.1 Sistem Pembelian Manual

Menurut James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem pembelian manual, yaitu:

1.      Pengendali persediaan

Departemen ini mengurangi persediaan perusahaan dengan mentransfer bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jasi ke pelanggan (siklus pendapatan). Pengendali persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan barang jadi, ketika saatnya pemesanan ulang staf administrasi akan membuat permintaan pembelian. Satu salinan permintaan pembelian akan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan lainnya dikirim ke utang usaha dan disimpan di ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi pengendali persediaan menyimpan salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian terbuka (file open purchase requisition).

2.      Departemen persediaan

Bertugas untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan pembelian(purchase order-PO). Ketika perusahaan membuat pesanan pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu salinan PO dikirimkan ke pengendali persediaan yang selanjutnya disimpan bersama permintaan pembelian terbuka. salinan berikutnya dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang usaha tunda. Satu salina (salinan kosong) dikirim ke bagian penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat persediaan tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file).

3.      Bagian Penerimaan

Pada saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara memasukkan pesanan dengan menerima persediaan, berbagai salinan PO berada di file sementara di berbagai departemen sehingga tidak ada kegiatan ekonomi yang terjadi sampai perusahaan menerima persediaan, oleh karena itu tidak ada kewajiban finansial yang timbul.

a.      Penerimaan persediaan : barang yang tiba dari pemasok di rekonsiliasi dengan salinan kosong PO. Salinan kosong (blind copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima, tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghiting dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.

b.      Pembuatan laporan penerimaan : setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut.

4.      Bagian utang usaha

Pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki informasi finansialo yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi-transaksinya. Dokumen formal yang menyediakan informasi tersebut adalah faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan belum menerima faktur, perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.

5.      Bagian buku besar

Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan. Tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai.

2.4.2 Sistem Pengeluaran Kas

 Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

seperti yang dilihat fari diagram arus data diatas sistem ini terdiri atas 3 proses, yaitu:

1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai bverbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.

2.  Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.

3.  Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

                              1. Bukti kas keluar

                              2. Cek

                              3. Permintaan cek

Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah :

                              1. Bagian yang memerlukan pengeluaran kas

                              2. Bagian kas

                              3. Bagian akuntansi

                              4. Bagian pemeriksaan intern

2.4.2.1 Sistem Manual Pengeluaran Kas

1.      Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2.      Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

3.      Bagian buku besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

2.4       Sistem Penggajian

Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :

1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan

3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah

4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan

5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

                              1. Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah

                              2. Kartu jam hadir

                              3. Kartu jam kerja

                              4. Daftar gaji dan daftar upah

                              5. Rekap gaji dan rekap upah

                              6. Surat pernyataan gaji dan upah

                              7. Amplop gaji dan upah

                              8. Bukti kas keluar

Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) :

a.       Pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir biasa atau menggunakan kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan memperoleh gaji penuh atau tidak, menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan meneriman gaji saja atau meneriman tunjangan lembur.

b.      Pencatatn waktu kerja

Prosedur ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pada pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langusng kepada produk yang diproduksi.

c.       Pembuatan daftar gaji dan upah

Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.

d.      Distrubusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.

e.       Pembayaran gaji dan upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian l=keuangan. Bagian akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada bagian keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan kemudian menuangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek dan upah.

2.5.1 Pemrosesan Penggajian

Pemrosesan gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Karena alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :

1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan. Misalnya, prosedur yang berbeda digunkan untuk karyawan yang dibayar perjam, karyawan tetap, karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu proses penggajian memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak.
2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.
3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk memgakomondasi arus transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok. Umumnya, perusahaan mendisain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan pengajian tidak bersifat berkelanjutan.

Diagram Arus Data Untuk Penggajian

 

Diagram diatas merupakan diagram arus data yang menggambarkan tugas – tugas umum dari sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini adalah sebagai berikut

1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi dimasukkan ke proses pengajian dari dua sumber yang berbeda yaitu personalia dan produksi.
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi.
4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian dan mengotorisasi departeman pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan di ambil.
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang, dan pengeluaran kas.

Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :

1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan

3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah

4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan

5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

                              1. Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah

                              2. Kartu jam hadir

                              3. Kartu jam kerja

                              4. Daftar gaji dan daftar upah

                              5. Rekap gaji dan rekap upah

                              6. Surat pernyataan gaji dan upah

                              7. Amplop gaji dan upah

                              8. Bukti kas keluar

2.5.2 Sistem Penggajian Manual

   

Tugas- tugas utama bagian prosedur diatas dalam konteks sistem manual yaitu :

1. Personalia

Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan kedepartemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang di otarisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji perjam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.

2. Produksi

 Karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu kerja dan kartu waktu. Mereka memasukkan kartu tersebut pada saat makan siang dan pada akhir pada waktu jam kerja. Kartu ini merupakan catatan formal untuk kehadiran karyawan setiap hari.

3. Akuntansi Biaya

Departemen akuntasi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diterusakan ke departemen buku  besar umum.

4. Penggajian

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staff administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan sebagai berikut:

a.  Menyiapakan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih.

b. Memasukkan informasi di atas ke catatan pengajian karyawan.

c.  Menyiapkan cek gaji untuk karyawan

d.  Mengirim cek gaji kepengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang

e.   Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan daftar gaji.

5. Departemen Utang

Staf administarasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim kepengeluaran kas.  Salinan lainnya dikirim kedepartemen buku besar umum.

6. Pengeluaran Kas

Menejer dibagian pengeluaran kas menerima cek – cek penggajian, memeriksannya dan kemudian menandatanganinnya lalu mengirimnya kepusat pembayaran untuk didistribusikan kepada para pegawai.

2.5.3  Pengendalian Penggajian

1. Otorisasi Transaksi

Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja diperusahaan.

2. Pemisahan Tugas

Departemen personalian menberikan informasi tarif pembayaran kebagian pembayaran untuk karyawan yang dibayar peram. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalama, klasifikasi pekerjaan, senioritas dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat megubah informasi dan melakukan penipuan.

3. Supervisi

Wilayah lain yang berresiko adalah penjagaan waktu kadang – kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlmbat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.

4. Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen – dokumen berikut:

a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar

b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar tenaga gaji.

c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.

d. Akun buku besar umum berisi pengendalian penggajian, kas dan akun dana gaji.

5. Pengendalian Akses

Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas.

6. Verifikasi Independen

Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian :

a.      verifikasi jam kerja

b.      pengurus pembayaran

c.       utang usaha

d.      buku besar umum

2.5.4 Sistem Penggajian Berbasis Komputer

1. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan bulanan ), sistem ini sering kali tidak cocok dengan pemrosesan Batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar umum.

2. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Pemrosesan gai sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM) . Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, realisasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia dan juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadi. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut :

a.      Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal

b.      File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data

c.       Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.

2.6  Sistem Aktiva tetap

Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralaan yang digunakan dalam operasi bisnis. Item-item ini relative permanent dan seringkali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Contoh dari aktiva tetap adalah tanah, gedung, perabotan, mesin dan kendaraan bermotor. Tujuan spesifik dari aktiva tetap adalah :

1. memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.
2. mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.
3. mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.
4. menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva tetap dimasa yang akan dateng
5. mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

2.6.1 Logika Sistem Aktiva

Ø  Akuisisi Aktiva

Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, departemen penerimaan mengirim aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang bersangkutan

Ø  Pemeliharaan Aktiva

Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.

Ø  Penghapusan Aktiva

Ketika aktiva mencapai titik akhir umur ekonominya atau ketika manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Seperti transaksi lainnya, penghapusan aktiva memerlukan persetujuan menurut prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan, atau menghentikan penggunaan aktiva tersebut. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan disposisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.

2.6.2 Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap

1.      Pengendalian Otorisasi

Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.

2.      Pengendalian Supervisi

Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva ini rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan dalam gudang. Oleh karena tu, supervisi manajemen merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva tetap. Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.

3.      Pengendalian Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor intrnal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis, termasuk umur ekonomi aktiva, biaya keuangan, penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tarif diskon yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.

2.7  Poin Penting Dalam Siklus Pengeluaran

Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:

AKTIVITAS PENGENDALIAN	SISTEM PEMROSESAN PEMBELIAN	SSISTEM PENGELUARAN KAS
Otorisasi Transaksi	Pengendalian persediaan	Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran
Pemisahan Pekerjaan	Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaa. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar	Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas, dan buku besar.
Supervisi	Bagian penerimaan
Catatan Akuntansi	Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pemmbelian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan.	File voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.
Akses	Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi di atas	Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi diatas.
Verifikasi independen	Bagian utang dengan merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut.	Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.

2.8  Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi

       Pemrosesan Batch

Tahap 1

ü  Bagian Pemrosesan Data

Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuat catatan dalam file permintaan terbuka. tiap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang berbeda yang akan diisi kembali. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat catatan permintaan dipilih dari catatan buku pembantu persediaan  yang kemudian akan ditandai “sedang dipesan” untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang datang. Pada akhir kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen permintaan pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.

ü  Bagian pembelian

Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian. Berbagai salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri. Tahapan otorisasi dan pemesanan dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen permintaan pembelian tidak ada gunanya dalam sistem ini dan tidak dibuat. Tetapi, catatan permintaan mungkin masih ada dalam cakram atau pita magnetis sebagai jejak audit.

Tahap 2

ü  Bagian pemrosesan data

Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentrasfer catatan yang terkat dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.

ü  Bagian Penerimaan

Ketika barang diterima dari pemasok, staf administrasi beagian penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinanannya akan dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

Tahap 3

ü  Bagian pemrosesan data

Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang akan memperbarui file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan menyingkirkan tanda “sedeang dipesan” dari catatan persediaan. Sistem akan menghitung total batch penerimaan persediaan untuk prosedur memperbarui buku besar dan kemudian menutup catatan yang terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.

ü  Bagian utang usaha

Staf administrasi akan merekonsiliasi faktur dari pemasok dengan berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Kemudian membuat voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher ke bagian pemrosesan data.

Tahap 4

ü  Program batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher (atau ke file buku besar pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar.

          2.9 Basis Data Siklus Pengeluaran

Dalam sistem manual, dokumen-dokumen yang sudah diuraikan diatas sekaligus berfungsi sebagai tempat untuk mencatat dan menyimpan data. Masing-masing bagian yang membuat formulir bertugas untuk menyimpan arsipnya. Dengan demikian setiap formuliar akan dibuat rangkap, minimal rangkap dua, satu lembar untuk pihak penerima dokumen dan satu lembar sisanya untuk arsip. Apabila penerima lebih dari dua pihak, besar kemungkinan dokumen akan dibuat rangkap lebih dari dua lembar.

Teknologi yang paling mudah untuk mencetak dokumen rangkap adalah printer jenis dot matrik, karena printer ini menggunakan tekanan untuk mencteak hasil. Meskipun kuliatas cetakan tidak sebgaus printer jenis lain (printer tinta atau printer laser) tetapi informasi yang dihasilkan sudah cukup terbaca.

	Data yang ada di dalamnya
Barang	Data induk barang, terdiri atas kode, nama barang, harga jual, unit tersedia
Pemasok	Data induk pemasok, terdiri atas kode, nama dan batas kredit. Dalam tabel ini juga disimpan nomor rekening pemasok dan nama banknya
Pesanan	Data pesanan, meliputi nomor, P/O, tanggal, kode pemasok. Status pesanan (apakah sudah terpenuhi atau masih berstatus backorder) juga disimpan dalam tabel ini.
Rincian Pesanan	Data barang yang dipesan, terdiri atas kode barang, unit dipesan.
Faktur	Data Faktur, berisi nomor faktur, tanggal terbit, kode pemasok, tanggal jatuh tempo, dan termin pembayaran
Retur	Data pengembalian barang terdiri atas nomor faktur (yang barangnya dikembalikan), kode barang dan unit barang yang dikembalikan
Pembayaran	Data rincian pembayaran kepada pemasok, meliputi kode pemasok, nomor faktur, tanggal pembayaran, jumlah pembayaran, metode pembayaran, nomor bukti.

Tempat untuk mencatat dan menampung data ada di berbagai filebasisdata. Masing-masing jenis data akan disimpan dalam tabel atau filetersendiri. Masing-masing file atau tabel akan dihubungkan dengan file lain sesuai dengan keprluan. Dalam siklus pengeluaran, basis data yang digunakan oleh perusahaan terdiri atas beberapa tabel pada tabel

2.10 DFD Siklus Pengeluaran

DFD (data flow diagram) merupakan diagram yang menunjukkan aliran data dan informasi dalam suatu sistem atau siklus. DFD terdiri atas beberapa leve, dimulai dari leve yang paling tinggi (disebut context diagram), kemudian dirinci menjadi level 0 (diberi kode angka dibelakangnya, misalnya 1.0,2.0,3.0, dan seterusnya). Level 0 dapat dirinci menjadi level 2 dan diberi kode angka sebanyak 1 digit di belakangnya, misalnya 1.1,1.2,1.3, atau 3.1,3.2,3.3 dan seterusnya. Level 1 apabila dirinci akan menjadi lebel 2 yaitu 1.1.1,1.1.2,1.1.3 dan selanjutnya

2.11                        Ancaman dan Prosedur Pengendalian

Resiko dan Sistem Pengendalian

a.      Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan ancaman, baik secara potensial muncul dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Risiko – risiko dan ancaman – ancaman tersebut harus dikurangi dan bila memungkinkan ditiadakan. Untuk menghindari resiko dan ancaman, harus diterapkan sistem pengendalian yang baik.

b.      Pengendaliam umum yang harus diterapkan ke dalam sistem pengeluaran, adalah

c.       Adanya rencana kerja, anggaran dan jadwal produksi yang dirancang bersama dan dikoordinasikan dengan pihak-pihak atau bagian-bagian terkait.Adanya sistem pencatatan yang baik (sebaiknya menggunakan sistem komputer) dengan menerapkan berbagai teknologi yang mendukung, misalnya teknologi kode bar (barcode)

d.      Adanya sistem otorisasi, sehingga setiap ada permintaan barang (atau juga jasa) harus disetujui oleh atasan nya

e.      Penugasan karyawan yang cakap untuk mencatat dan menangani persediaan

f.        Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga apabila ada masalah segera dapat diatasi bersama.

Menurut Roomney:

Proses/aktivitas	Ancaman	Pprosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pesan barang	1.      Mencegah kehabisan dan/atau kelebihan persediaan 2.      Meminta barang yang tidak dibutuhkan 3.      Membeli dengan harga yang dinaikan 4.      Membeli barang berkualitas rendah 5.      Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi 6.      Komisi  (kickback)	Sistem pengendalian persediaan, catatan persedian perpetual, teknologi kode geratis, penghitungan persediaan secara periodik. Catatan persedian perpetual  yang akurat, persetujuan permintaan pembelian. Meminta penawaran kompetitif, gunakan pemasok yang disetujui , persetujuan pesanan pembelian, pengendalian anggaran Gunakan vendor yang disetujui, persetujuan pesanan pembelian, awasi kinerja vendor, pengendalian anggaran Persetujuan pesanan pembelian, batasi akses ke file utama pemasok Kebijakan, mintalah pegawai bagian pembelianuntuk mengungkapkan kepentingan finansial  dengan pemasok, audit vendor
Terima dan simpan barang	7.      Menerima barang yang tidak dipesan 8.      Membuat kesalahan dalam penghitungan 9.      Mencuri persediaan	Minta bagian penerimaan menverivikasikan keberadaan pesanan pembelian yang valid Gunakan teknologi kode geratis, dokumentasikan kerja pegawai, insentif untuk penghitungan yang akurat Pengendalianakses fisik, penghitungan periodik persedian dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan, dokumentasikan semua kiriman p[ersediaan
Setujui dan bayar vaktur dan vendor	10.  gagal menangkap kesalahandalam faktur dari vendor 11.  membayar barang yang tidak diterima 12.  gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia 13.  membayar faktur yang sama dua kali 14.  kesalahan mencatat  dan memasukan data dalam utang usaha 15.  menyalahgunakan, kas, cek, atau EFT	Periksa kembali akturasi faktur, pelatihan bagi pegawai bagian utang usaha, gunakan ERS Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli, gunakan ERS, pengendalian anggaran Penyimpanan file yang tepat, anggaran arus kas Hanya membayar faktur yang didukung oleh budel voucher asli, pembatalan bundel voucher saat pembayaran, gunakan ERS, kendalikan akses ke file utama pemasok Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek, dan terminal kiriman EFT, pemisahan tuga antara bagian utang usaha dan kasir, rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independen dari proses pengeluaran kas, alat perlindungan cek termasuk positive pay, tinjau ulang secara teratu untuk transaksi EFT
Pengwndalian umum	16.  kehilangan data 17.  kinerja kurang baik	Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana, pengendal;ian akses fisik dan logis Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kerja yang memadai

.

BAB III

PENUTUP

3.1               Kesimpulan

Sistem Informasi Aakuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak eksternal (pajak, investor, kreditor) dan pihak internal ( manajemen, karyawan, pemilik). Pemrosesan dan bagan arus (flowchart) dari siklus pengeluaran yang ada ini terbagi menjadi beberapa bagian yaitu untuk sistem pembelian, sistem pengeluaran kas dan sistem pembayaran gaji.

Siklus pengeluaran terdapat 5 aktivitas dalam aktivitas tersebut menggunakan beberapa dokumen yang bertujuan untuk :

a.      pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier

b.      pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

c.       pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

d.      pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

e.      pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan

3.2  Saran

1.  Perancangan sistem informasi akuntansi atas siklus pengeluaran melalui perancangan dokumen dan catatan akuntansi serta perancangan  mengenai otorisasi, pembagian tugas, dan tanggung jawab masing-masing bagian yang terkait dengan sistem pengeluaran dapat digunakan untuk menggantikan sistem informasi akuntansi atas siklus pengeluaran yang lama. Oleh karena itu, penulis menyarankan agar pemilik segera mengimplementasikan sistem informasi akuntansi atas siklus pengeluaran yang telah dirancang dengan metode langsung.

2. Prosedur yang berjalan sebaiknya segera didokumentasikan, dan dibuatkan standar operasional prosedur yang berjalan pada saat ini, dan secara rutin memperbaharui prosedur apabila dinilai sudah tidak  sesuai dengan proses yang berjalan.

3.  Memastikan bahwa pihak yang terlibat dalam proses pengeluaran memahami dengan baik prosedur yang berlaku dan juga maksud dari seluruh prosedur tersebut, dimana pengendalian terhadap budget operasional dapat mempengaruhi pencapaian target perusahaan yang telah direncanakan sebelumnya, sehingga pihak yang terlibat memahami juga posisi dan tanggung jawabnya.

DAFTAR PUSTAKA

Edhy Sutanta. (2004). Sistem Basis Data. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Hall, A. James. (2007). Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. Edisi ke-4  Terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta : Salemba Empat.

Harnanto. (1987). Sistem Akuntansi, Survei dan Teknik Analisa. Yogyakarta : BPFE.

Teguh Wahyono (2004). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta.

Hall, James A. 2007. Accounting Information Systems (Sistem Informasi  Akuntansi)terjemahan. Edisi Keempat. Buku Satu. Jakarta: Salemba Empat.